Знайома ситуація?
Ручна передача + ручний контроль = затримки й загублені документи
Збір підписів вручну
Доводиться ходити до працівників і членів комісій
Документи передають вручну
Від одного учасника до іншого
Незрозуміло, у кого документ
Окремо контролюють, хто вже підписав
Облікова система окремо
Результат підписання переносять вручну
Рішення
Пакет "Цифровий офіс". Документи внутрішнього обліку — підписання в одному керованому процес.Microsoft 365 для спільної роботи та готовий процес підписання документів внутрішнього обліку.
Переваги для компанії
Без ручного збору підписів
У працівників і членів комісій
Один процес для різних видів
ТМЦ, основні засоби, МНМА, інвентаризація й інші операції
Гнучкий склад підписантів
Послідовне й паралельне підписання
Прозорий контроль підписання
Видно, хто підписав, у кого документ і що залишилось
Що ви отримаєте:єдиний процес для різних документів внутрішнього обліку
Під час створення користувач обирає «Вид документа» з налаштованого переліку
Основні засоби
● введення в експлуатацію● переміщення, списання● ліквідація, ремонт● модернізація, добудова, дообладнання
МНМА
● введення в експлуатацію● переміщення● списання
ТМЦ
● переміщення, списання● псування або втрата● нестача● оприбуткування надлишків
Інвентаризація
● інвентаризаційні описи● порівняльні відомості
Інші операції
● акти приймання-передачі● перекласифікація активів● протоколи комісій
Як це працює:створіть документ і запустіть підписання
Користувач обирає вид документа, додає файл і визначає учасників підписання
Гнучке електронне підписання документів
Паралельне та послідовне підписання залежно від виду документа й визначених учасників
Два способи почати
Обирайте зручний або використовуйте обидва одночасно
Швидкий старт у e-Docs
Документ створюють просто в e-Docs
Швидкий запуск без попереднього налаштування
Звична облікова система
За умови налаштованої інтеграції
Бухгалтер не змінює свої звички
Кожен учасник процесу бачитьсвою частину процесу
Бухгалтер
Створює документ в e-Docs.Lite і запускає підписання
Підписант
Отримує персональне завдання й підписує КЕП
Члени комісії
Підписують у e-Docs.Lite, не збираючись з паперами
Відповідальний працівник
Бачить, на якому етапі документ і від кого чекають дії
Юридична сила й захист даних
Типові форми
КЕП
Доступ за ролями
Інфраструктура Microsoft
Що видно в e-Docs.Lite у будь-який момент
Етап
Поточний етап опрацювання
Завдання
Виконані та активні
Хто має документ
У кого він на підписанні
Історія
Опрацювання документа
Підписи
Накладені електронні підписи
Запитання та відповіді
про документи, підписантів та контроль процесу
Як запускається підписання документа?
Обираєте вид документа, додаєте файл і визначаєте учасників підписання. Учасники можуть підставлятися автоматично за організацією та видом документа.
Які документи можна підписувати?
Документи з основних засобів, МНМА, ТМЦ, інвентаризації та інші операції: акти приймання-передачі, перекласифікація активів, протоколи комісій. Перелік видів налаштовується під компанію.
Чи можна підписувати одночасно кількома учасниками?
Так. Підтримується паралельне й послідовне підписання, а склад підписантів залежить від виду документа.
Що робить AI-асистент?
AI-асистент може розпізнати дані з файлу та запропонувати заповнення доступних реквізитів картки. Перед запуском перевірте реквізити й склад підписантів.
Що можна контролювати в процесі?
Поточний етап, виконані й активні завдання, у кого документ на підписанні, історію опрацювання та накладені електронні підписи.
Інші рішення пакета «Цифровий офіс»