Реєстрація
Номер, дата й реєстр документів
Погодження
Правки, погодження та КЕП
Ознайомлення
Доведення документів до працівників
Виконання
Відповідальні, строки й нагадування
Знайома ситуація?
Рішення погодили. А виконання доводиться контролювати вручну?
Кореспонденція без єдиного реєстру
Складно знайти документ, перевірити його статус і відповідального.
Правки в різних файлах
Зауваження надходять окремими копіями. Фінальну редакцію збирають вручну.
Доручення без видимих статусів
Доводиться з’ясовувати, хто виконує завдання та чи дотримується строків.
Ознайомлення на папері
Накази передають працівникам і вручну збирають підтвердження ознайомлення.
Рішення
«Цифровий офіс. Адміністративні документи» – єдиний цифровий простір для адміністративних документів
Готові адміністративні процесив єдиному цифровому офісі
Microsoft 365 для спільної роботи та e-Docs.Lite для офіційного документообігу налаштовані разом
Менше часу на документи
Швидша підготовка, погодження та підписання
Централізоване управління
Уся адміністративна документація в одному місці
Прозорий контроль виконання
Управлінські рішення й доручення під контролем
Менше паперу, швидший обмін
КЕП і електронний документообіг всередині організації та з контрагентами
Вища виконавська дисципліна
Автоматичний контроль строків і сповіщення
Налаштування під регламенти
Процеси відповідають внутрішнім правилам і структурі підприємства
Що бере на себе система
Реєстрація, передача завдань, нагадування та історія опрацювання — у системі.
Реєструє документи
Автоматично присвоює реєстраційний номер і дату.
Призначає завдання
Передає документ потрібним учасникам за маршрутом.
Організовує погодження й підписання
Підтримує рецензування, погодження та КЕП.
Нагадує про строки
Надсилає нагадування та показує стан виконання доручень.
Фіксує ознайомлення
Зберігає підтвердження ознайомлення працівників.
Зберігає історію
Версії, пов’язані документи й дії учасників доступні для перегляду.
Як це працює:п’ять готових процесів
Для кожного виду адміністративних документів є свій маршрут
Спільне рецензування документів
Кілька учасників працюють з документом одночасно.Без версій у листуванні й зведення зауважень вручну
Одночасна робота кількох учасників
Коментарі й правки в одному документі
Опрацювання зауважень до погодження
Фінальна редакція погоджена
Виконання доручень і ознайомлення працівників
Рішення не лишаються на папері: їх виконання й ознайомлення видно
Контроль виконання
Доручення під контролем
Електронне ознайомлення
Накази доведено до працівників
Кожен бачить свою частину процесу
Маршрут визначається відповідно до внутрішніх регламентів і структури підприємства
Рецензент
Коментує документ і вносить правки
Погоджувач
Погоджує документ у своєму етапі
Підписант
Підписує документ КЕП
Виконавець і контролер
Виконують доручення в строк і слідкують за виконанням
Юридична сила й захист даних
Типові форми
КЕП
Доступ за ролями
Інфраструктура Microsoft
Запитання та відповіді
Коротко про головні функції, безпеку та інтеграцію «Цифрового офісу»
Які документи охоплює модуль?
Вхідну й вихідну кореспонденцію, накази та розпорядження, протоколи, службові листи.
Через які сервіси можна отримувати й відправляти документи?
Отримувати: e-Docs.Sign, Вчасно, M.E.Doc. Відправляти адресатам: e-Docs.Sign і Вчасно.
Чи реєструються документи автоматично?
Так, система присвоює реєстраційний номер і дату.
Чи можна ознайомити працівників з наказом електронно?
Так, ознайомлення відбувається в e-Docs із фіксацією факту.
Чи можна налаштувати маршрути під наші регламенти?
Модуль містить готові процеси. Можливість адаптації маршрутів до ваших регламентів узгоджується окремо залежно від потрібних змін.
Інші рішення пакета «Цифровий офіс»