Знайома ситуація?
Різні канали + ручні погодження = затримки в оплатах
Розпорошена комунікація
Використання різних каналів (пошта, email, Telegram, Viber) ускладнює централізоване відстеження статусів та створює ризики втрати документів.
Касові розриви
Затримки повернення підписаних актів гальмують закриття фінансових періодів та впливають на касові потоки.
Відсутність контролю
Менеджер не знає, чи отримав контрагент документ і на якому етапі його погодження або підписання.
Рішення
«Цифровий офіс. Первинні документи та оплати» – один процес від документа до платежу
Переваги для компанії
2-3х
прискорення
Від формування до підписання — в 2-3 рази швидше, ніж ручний процес
0 на папір
і логістику
Нульові витрати на друк, логістику та зберігання паперових архівів
100%
прозорість процесів
Відстеження статусів у реальному часі та доступ до повної історії
Юридична захищеність
Відповідність Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Що бере на себе система
Менше ручної координації: завдання, етапи й зв’язок оплати з документом ведуться в системі
Приймає документи з трьох джерел
e-Docs, облікова система, контрагент
Збирає погодження й підписи
Учасників задають при створенні, завдання приходять самі
Працює і з паперовими документами
Етапи паперових документів теж фіксуються
Показує, на якому етапі документ
Активні завдання й результати дій
Створює заявку на оплату з документа
Договір, рахунок чи інший документ-підстава
Збирає погоджені оплати в чергу
З черги бухгалтер формує реєстр платежів
Як це працює:чотири шляхи документа в E-Docs
Оберіть, звідки документ приходить і куди йде
Що ви отримаєте
Цифровий офіс із модулем «Первинні документи та оплати» за 5 робочих днів
Первинні документи в одному місці
Рахунки, акти, накладні від контрагентів: e-Docs.Sign, Вчасно, M.E.Doc
Погодження й підписи КЕП
Учасників задають при створенні, завдання приходять самі
Заявка на оплату з документа
Договір, рахунок чи інший документ-підстава, зв’язок зберігається
Черга й реєстр платежів
Погоджені оплати збираються в чергу, бухгалтер формує реєстр
Статус на кожному етапі
Активні завдання й результати дій, паперові документи теж фіксуються
Ліцензія й налаштоване середовище
Microsoft 365 для кожного користувача, готове до роботи
Кожен бачить свою частину процесу
Відповідальний працівник
Формує документ у звичній системі
Погоджуючий
Отримує завдання автоматично
Підписант
Підписує КЕП від організації
Бухгалтер
Працює з чергою погоджених оплат
Юридична сила й захист даних
КЕП
Доступ за ролями
Інфраструктура Microsoft
Працюйте з обліковою системою або без неї
Один процес: погодження, підпис КЕП, контроль етапів.Рішення працює в обох режимах, обирайте, як зручно вашій команді
Документ створюють в e-Docs
Налаштовувати інтеграцію для старту не потрібно
Документ приходить з облікової системи
Підключіть її, коли будете готові: обмін стане автоматичним
Запитання та відповіді
Коротко про головні функції, безпеку та інтеграцію «Цифрового офісу»
Чи працює модуль без інтеграції з обліковою системою?
Так, документ можна створити безпосередньо в e-Docs і одразу запустити процес.
Чи можна працювати з паперовими документами?
Так, проходження й виконання етапів фіксуються в e-Docs.
Якими каналами надходять документи від контрагентів?
Через e-Docs.Sign, Вчасно та M.E.Doc.
Чи можуть контрагенти підписувати документи електронно?
Так, через e-Docs.Sign та Вчасно.
Чи входить інтеграція в запуск за 5 днів?
Ми надаємо клієнту специфікацію за якою він реалізує інтеграцію, це процес. поки неналаштована інтеграція можна повноцінно працювати в E-Docs вже зараз
Інші рішення пакета «Цифровий офіс»
Договірна робота
Кадровий документообіг
Адміністративний документообіг
Облік активів